お役立ち働き方時短テクニック特集

仕事で役立つ!エクセル基本操作の時短術まとめ

Excelをつかっての資料作成や数値管理は事務系のお仕事では避けては通れない業務。今回はExcelの時短テクニックをご紹介いたします。ぜひ、参考にしていただき、短い勤務時間で高い成果をあげられるようスキルアップをしましょう! 今日から使える、初心者向けのカンタン時短テクニックを紹介!

まずは、基本的な時短テクニックです。

テクニック1 『Excelをすぐに立ち上げる』

Excelを立ち上げる時に、マウスでwindowsメニューから一から選んで、、、ではなく、  事前に設定をしておけばすぐに立ち上げることができるようになります。

①事前設定 windowsメニューでExcelを右クリック 「タスクバーにピン留めをする」を選択

②事前設定 タスクバーにExcelを追加

③事前設定 タスクバーのエクセルの位置をWindowsキーの隣に設置

④ショートカットキー Windowsキー+「1」で即起動

事前に設定さえしておけば、簡単に必要な時にExcelが起動します。

まずは仕事の立ち上がりを早めるExcel時短テクニックです。

 

ショートカットキーを使いこなせば時短まっしぐら!

入力作業や機能活用を時短するショートカットキーをご紹介します。

ここでは、筆者がマジで使っているショートカットキーに絞っています。 他にもショートカットキー一覧は他サイトでもさんざん紹介されていますのでその中でも、ほんとに使えるなっていうか使ってるなというショートカットキーが以下です!

①カンタンに今日の日付を入力

「Ctrl」 + 「;」

②選択したセルのコピー&ペースト

「Ctrl」 + 「C」  からの  「Ctrl」 + 「V」

③テクストを太字にする

「Ctrl」 + 「B」

④セルの挿入

「Ctrl」 + 「Shift」 + 「+」 ➡挿入の方向を選択

⑤フィルターの追加(同時押しではありません)

行を選んで、、「Alt」➡「D」➡「F」➡「F」

⑥複数のアプリケーション、ファイルを切り替え

「Alt」+「Tab」 で選択画面が表示、「Tab」を押して表示させるファイルを選択

この機能を使うと複数のファイルを立ち上げているときに便利ですし、かっこいいですよ!

⑦簡単シート移動・切り替え術

「Ctrl」 + 「PgUp」 or 「Ctrl」 + 「PgDn」 (PgUpは左隣、PgDnは右どなりに移動)

※ノートPCの方は上記に加えて「Fn」も同時押し

Excelファイル内に複数のシートを使って入力をしている場合もショートカットキーで簡単切替が可能。

「Ctrlキー」「Page Up」を同時に押せば左シートへ1つずつ移動することができます。

また、「Ctrlキー」+「Page Down」で右シートへの移動が可能。

事務仕事を時短&効率化!リスト制作の便利技一覧

続いてはリスト作りに役立つ時短ワザを紹介。事務仕事に役立つ内容です。

リスト作りは事務作業ではよくある作業です。時短テクニックを活用していきましょう。

ミス削減にもつながるプルダウンでのリスト設置

複数のメンバーで共通のフォーマットを利用するときなど、ある項目に表記のゆれが発生してしまうと後から集計する際に、大変です。また、売上伝票などで製品名が決まっているものを何度も手打ちで入力していく際にミスが発生していくケースがあります。 予め、入力内容がいくつかのパターンがある場合は、リスト機能を使い、プルダウンで入力するようにした方が、スピード、精度が上がります。

例えば、下図のような伝票入力があります。 普段は手打ちで商品名を入れていくのですが、ミスも多く手間がかかります。

そこで、、プルダウンで選択できるようするとミスなく簡単に入力ができるようになります。

① リストを設定したい範囲を選択する

② 「データ」タブをクリックして切り替える

③ 「データの入力規則」➡「データの入力規則」を選択

④ 入力値の種類を「リスト」に設定

⑤ 元の値にリストに使用する範囲を指定する

⑥ 「OK」をクリック

設定がうまくいけばこのようにプルダウンのアイコンが出てくるので、クリックすると 「元の値」で選択されたセルに記載されている文字列が選択できるようになります。

 

ドラッグで連番を一瞬で整え

次はリスト作成時に便利なオートフィル機能です。

伝票番号などを附番する場合、一つ一つ1、、2、、3、、と入力していては、いつまで経っても業務が終わりません、ここも時短テクニックを活用しましょう。

例えば、下図の「項目」の番号を連番で入力するとします。 これをひとつづつ入力するのではなく、、、、

①番号の始まりのセルに「1」を入力

②「1」セルの右下のカーソルを置くとカーソルが「+」のマーク変わるので

その状態でドラッグ、あるいはダブルクリック

※ダブルクリックの場合はと隣り合うセルの内、文字列が入力されているセルまで自動で附番されていきます。

③ 連続で同じ番号が入るので、ドラッグした最後のセルにダイアログが出てくるので「連続データ」を選択すると、④のように附番されます。

今後もリスト作成の時短テクニックを追記していきますので、ご確認、ご活用お願いします!

まとめ

Excelで活用できる時短テクニックを紹介させていただきました。

今後もこの記事に追記していく予定です。ショートカットキーや短縮機能を活用するとスピードだけでなく、精度も上がってきます。まずはどんどん試してみましょう!!

※さらに知りたい人、まとめて学習したい人は、本格的なExcel講座を受講することをお勧めします。

最近は安価で質の良い研修が受けられる機会が増えています。

その一つをご紹介します。

■株式会社インソース 公開講座 https://www.insource.co.jp/oa/oa_excel01.html

 

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