働き方時短テクニック特集

タイムマネジメントのコツを解説!時間管理方法が変わるビジネスツールも紹介

家事、育児、仕事、子どもの送迎のすべてをこなさなくてはいけないワーママ。いつも早起きし、時間に追われている感覚ありませんか?次々と発生するタスクに対応するには、何よりも時間管理が重要です。コンスタントに起こることや、いきなり起こる事件などたくさんあると思います。そんなワーママにタイムマネジメントのコツをご紹介いたします。

タイムマネジメント・時間管理はただの「時短」ではない

的確なタイムマネジメントはただの時間短縮ではなく、仕事の成果を最大化するためのものです。定時に帰ることだけを目的にすると手段の目的化になってしまいます。これはとてももったいないことです。仕事の質をたかめ、スキルを向上させた結果タイムマネジメントができるようになるやり方を考えましょう。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、「ゴールまでの最短距離を見つけること」です。つまり時間を主体的に管理・活用し、仕事の成果を高める能力をタイムマネジメントと呼びます。24時間という時間を伸ばしたり、短くしたりすることはできませんが、仕事の業務内容ややり方を見直して、時間を短縮することは可能です。まずは自身の1日の仕事の流れを確認し、無駄な時間はどこか?やらなくていい仕事は何か?時間当たりの生産性を高める方法を考えましょう。

タイムマネジメントが苦手なのはこんな人

タイムマネジメントに悩まれた経験は誰にでもあるのではないでしょうか。私はあります。集中できずに、何度も同じミスをしたり、二度手間になるやり方をしていたりと、改善すべき点は常にあります。よくタイムマネジメントが苦手と言われる方は以下のような特徴があります。

・時間にルーズ:

「約束した時間に遅刻したり、大事なアポイントにも関わらずギリギリになって走りながらくる。」などがあると思います。周り人でこのような特徴を持つ人がいるのではないでしょうか。

・大雑把、あるいはぶっきらぼうな姿勢:

自分のスケジュールを細かく管理せずに、大枠で時間を捉えた結果、だらだら仕事をしてしまうことがよくあるのではないでしょうか。大雑把な人に多い傾向です。仕事に漏れが生じ、クレームが起きるケースが大雑把な人にあるのかもしれません。

・即決即断できない人:

判断するスピードが遅い方をさします。その場で決められることも決めずに、持ち帰り、結果決断に時間がかかるケースがあります。即時判断できることはその場で解決する方が、後に生じる時間を削減できます。仮に確認してからしか答えられない業務でも、すぐに確認し、解凍するだけでタイムマネジメントになります。

タイムマネジメントのコツ①仕事の方法・取り組み方を変える

タイムマネジメントを向上させるためには、まずはこれまでの仕事のやり方を見つめなおし、何が問題かを考え、改善できるところから改善していくことが大切です。

仕事の優先順位付け~重要な業務に時間を割く

時間内にこなせる業務は必ず限りがあります。24時間という時間は全人類等しく使えるものです。では、同じ24時間でも成果を出している方と出せていない方の違いは何なのでしょうか。まず成果を出している方は、作業を始める前に「正しい優先順位付け」を行い、準備しています。仕事に優先順位をつけるために必要な指標は2つです。「重要度」「緊急度」です。「時間と効果」の2つに分けても大丈夫です。

まずは自分の業務を以下のような図に当て込んでみましょう。

優先順位を決めると、次の手順で仕事を行うようにしてください。優先度の高い業務(右上と左上の作業)にできるだけ多くの時間を費やす。これに限ります。重要度の高い業務に力を入れ、右下の「重要ではないが緊急度は高いもの」は、RPAなどで処理できるようになるのがベストです。もしくは考える必要がない業務として、行う時間を決めて実施するのがおすすめです。逆に左下は、自分でやるべき業務か考え直した方がいいかもしれません。行わないという選択肢もあります。

バッファを持たせたスケジューリングを行う

「使うべきところに時間を使う」これに尽きると思います。私の場合は朝が集中できる時間のため、考える仕事や文書を書く仕事、資料作りの仕事にその時間を使います。逆にそれ以外の時間は、こなす仕事やバッファ(余裕)を持たせた仕事を行うようにしています。というのも、仕事においてはあらかじめ決まっていたことだけでなく、どうしても緊急で対応が必要な仕事が出てくる場面があるからです。そんな時に余裕がないと仕事が散らかってしまい、やるべきことをその順番にできなくなってしまいます。緊急事態においても冷静に対処し「使うべきところに時間を使う」ということを維持するためには、スケジュールと心に余裕を持っておく必要があります。

タスクを細分化する

基本的にはタスクは因数分解して考えるとよくなります。Aというタスクは何と何で構成されているのかを考えることが大切です。逆にそれを常に考えていないと、頭がぐちゃぐちゃになって「あのタスクには何が必要なんだっけ?」と、なってしまいます。逆にそれができているとAのタスクがBのタスクでも併用できることがわかったりします。

また長期間のプロジェクトやボリュームの多いタスクなどは、なかなか他の項目と比較することができません。終わりがすぐに見えない分、後回しにしてしまう傾向があります。そのため、このような大きなタスクでも極力細分化して、他の優先順位とのバランスを見て少しずつ進めていくようにすると良いでしょう。

細分化したタスクを全体像から考える

目の前の仕事に没頭していると、ついつい”点”で考えてしまいがちです。忙しくなると周りが見えなくなる感覚と同じです。それが手段の目的化です。本来あるべき方向がどっちで、そのために今何をしているのかを常に考えていないと誤った「目の前の点」に力を入れてしまいます。それが続くと、タスクとタスクの間にロスが生まれます。全体像をつかむためには、”線”で捉える姿勢が必要不可欠です。それぞれのタスクを線で捉えれば、段取りが変わってきます。最初に決めた段取りだけ見て進んでいると、周りの変化に気づかず、間違いを犯してしまっていることがあります。それを続けていると、やらなくていい仕事も見えてきます。

「やりたい」の思いに従って優先順位を崩してみることもビジネスでは重要

私がタイムマネジメントで重要視していることは、やりたいかどうかです。とても単純なことですが、重要です。自分がこの仕事をやった上で、幸せになる人はいるのか?また自分自身が楽しくなるか?を常に考えています。もちろん興味ない仕事や面白くない仕事もあります。ただその時に常に考えているのは、この仕事でも面白い瞬間があるのではないか?将来的に自分のスキルアップやキャリアアップに繋がっているのではないか?ということです。この「やりたい」「ワクワクする」と思うことをやるとその分、吸収力や作業効率は大きく上がります。私の場合は多少優先順位を崩すことになっても、気持ちに従って作業の順番を決めることも多いです。これまでの話とは相反するようですが、このように仕事に血を通わせることもビジネスでは重要です。

タイムマネジメントのコツ②時間の使い方を考える

タイムマネジメントが上手くなるためには「時間」にとことんこだわることも大切です。そのこだわり方を紹介いたします。

午前と午後で取り組む仕事の内容を変える

業務中の集中力は朝をピークに時間が経つにつれて、だんだんと曲線的に低下していきます。朝が一番集中して仕事ができる時間です。そのため、午前中に頭を使う仕事を行い、午後に頭を使わないルーチンワークやこなす仕事を実施するほうが効率的かつ効果的です。タイムマネジメントが一番成功するパターンです。集中でき、処理能力が高い時間帯に一気に作業を進め、単調な作業は後でまとめて行うことで、仕事の生産性をあげることができます。時間短縮にもつながるため、ぜひ活用してみてください。

時間を単位で刻んで考える

人間の集中力には限界があります。何時間も集中的に仕事はできないものです。ランニングハイが3時間4時間と続くことがないのと同じです。ただ解決方法があります。最適な制限時間を設け、適度に休憩をはさむことにより、高い集中力を維持しつつ効率的に作業を行うことができます。私の場合は、1〜2時間ごとに散歩したりして、集中が切れそうなタイミングで休憩するようにしています。制限時間の例として、45分、90分が目安です。作業内容によって区切る時間をマネジメントしてみましょう。それがゾーンを維持することに繋がります。

仕事を見返し軌道修正するための時間を作る

タイムマネジメントはPDCAを回し続けるものです。つまり振り返りが非常に重要です。一度計画して実行すれば終わりではありません。

  • 計画どおりに進捗しているか
  • 目標が変わっていないか
  • 時間配分に問題はないか

といった振り返りの時間を必ず設けるようにしましょう。たとえば、金曜日の夜や、週末、祝日など振り返りがしやすいときに、30分から1時間程度時間を取るようにしましょう。

  • 予定通りの進捗か
  • スケジュールの引き直しが必要なら何を変えていくかなどをチェック

といったことを実施して、その都度軌道修正しましょう。私の場合はランニングの最中にそのようなことを考えています。運動中に頭が整理されることもあります。スケジュールの最後で、「間に合わない」「まだ達成できない」などといった事態を避けるために、振り返りの時間は大切です。

残業を想定せず「定時1時間前」をゴールに設定

定時の1時間前に作業を終了させることを自分の中でゴールとしましょう。なぜなら、人が仕事をするときには「パーキンソンの法則」が働き、与えられた時間に応じて仕事を複雑にしてしまうのです。なんとか時間通りに終わらせようとして、結局ちょっと足りなくなったりします。そのため、定時の1時間前に今日絶対やらないといけない仕事を終わらせるように自分で目標を立てると、それに応じて無駄な作業を排除できるようになります。無駄な仕事や動き、会話を人はたくさんするものです。ちょっと足りなくなっても1時間の余裕があり、時間通りに終われば明日の作業を前倒して行うことが出来ます。

※パーキンソンの法則:仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

タイムマネジメントのコツ③「無駄」を徹底的に排除する

無駄を徹底的に潰していくことが、タイムマネジメントのコツになります。

<テンプレづくり>

無駄の潰し方として、テンプレートを活用し、誰もが同じ成果物を出せるようにするやり方があります。どのように作成するか考える時間を無くし、チーム全体の成果が上がる方法が必要です。別の方法では「ひな形」作りなども同じです。

<即処理>

5分以内で終わる仕事は即処理が効果的です。「すぐにやる!」ということができるだけで、あとあと仕事がたまらなくなります。とりとめもない話ですが、すぐにやることが生産性をあげます。

<メールを見る時間を決める>

これも重要です。作業途中でついついメールは見てしまうものです。ただそれが続くと集中できない状態が続きます。メールを見る時間を電車の中、昼休み前、など固定できめて一気に処理するようにしましょう。

<無駄な会議を思い切ってなくす>

定例ミーティングを作りすぎた結果、発言しないけど参加しているという状態を経験したことはないでしょうか。発言しないミーティングは出席しないようにしたり、ミーティング自体やめて見ることもおすすめです。無くしても、意外に問題は発生しないものです。

タイムマネジメントのコツ④時間管理ツール・アプリを活用する

人間が仕事をすると必ず発生するのが、「ヒューマンエラー」です。できるだけシステムやツールを有効活用して業務効率をあげるようにしましょう。

カスタマイズ&チーム共有も可能「Googleカレンダー

Googleカレンダーはラベルを付与する機能があります。ラベルにタスクを紐づけるようにしていると、タスクごとにどのくらい時間を割いたかを把握できるんです。ラベルごとに色分けをしたり、チームメンバーと共有できたりもします。他のアプリと連携し、カスタマイズすることも可能です。

作業を見える化する「Toggl

使い方もとても簡単!プロジェクト名と作業名を入力して、スタートとストップを押すだけで開始されます。タイムラインに、作業内容とかかった時間がログとして貯まっていきます。さらに一日の作業時間をログや円グラフで把握できます。チームで使えばメンバーごとのタスクも一目瞭然で、どの作業にどのくらい時間がかかっているのか可視化できる便利なサービスです。

evernoteと連携もできる「MyStats

「MyStats」というアプリは、時間アクティビティ・日別アクティビティの2種類を記録できるアプリです。アクティビティの設定ができれば、実際に何時〜何時まで業務をしていたかをグラフ可視化できます。evernoteとも連携が可能です。

タイムマネジメントのコツ⑤対人関係・アポイントを管理する

ビジネスはひとりではできません。対人関係やアポイントを最適化することも時間管理のポイントです。時間短縮のコツをご紹介いたします。

アポイントの取り扱いをひと工夫

①スケジュール管理:

アポイントやスケジュールの管理をいくつかのツールで管理すると抜け漏れがあります。まずは管理が複数ある場合は1つにまとめることをお勧めします。複数の場合はミスが発生する可能性が出てきます。もちろんPCとスマホで管理ができるツールが大事です。

②アポイントの可視化:

アポイントの空き時間を可視化することも重要です。移動の時間も考慮した時間設定になっているか常に確認することが重要です。

③ダブルブッキングを避ける:

①に繋がるのですが、複数のツールで管理している場合ダブルブッキングが起こる可能性があります。ダブルブッキングが起こると再調整やクレームが発生する可能性があるので、気をつけないといけません。もし発見された場合は、時間を置かずにすぐに対処する必要があります。

報連相・即レスにこだわり周囲の信頼を獲得

仕事の早い人の特徴は「即レス」です。いいこと・悪いこと関係なく、即レスできる人が信頼を得ます。彼・彼女に連絡すれば、すぐに返信がもらえるという安心感があるだけで、得です。一人で質の高い仕事はできないため、必要に応じて、周囲とうまく連携することもタイムマネジメントの必須スキルです。さらに必要なのは、謙虚さです。忙しくなったりすると謙虚さが失われたり自分の方ばかりベクトルが向くようになります。相手あってのコミュニケーションなので、他者と接することに苦手意識がある方も、「約束の時間をきっちり守る」、「報連相を必ず行う」、「レスポンスを早くする」などの方法で信頼を得ることは可能です。

タイムマネジメントのコツ⑥プライベートにもポイントがある

基本である「睡眠」や「趣味」の有無がタイムマネジメント深く関わりがあります。しっかりと休憩できているか、息抜きができているかの観点も踏まえて、見ていきましょう。

忙しくても取るべき!1日6時間以上の睡眠

十分な睡眠がタイムマネジメントの非常に重要な土台になります。最低でも1日6時間は確保し、できることなら、7〜8時間は就寝時間に充てましょう!特に23時~2時は、心身が回復する重要な時間帯です。この時間は可能な限りベッドに入るよう心がけてください。また寝る前にスマホを見たり、テレビを見たりしていると眠りが浅くなりますのでその時間はできるだけ避けるようにしましょう。むしろ柔軟などを行い、リラックスした状態を作ることが大切です。生活リズムが夜型になっている方は、特に注意が必要です。早寝早起きの習慣を徹底し、身体を朝方へ戻すことをお勧めします。太陽の光を浴びると人は目がさめるものです。寝る時間が遅くなったとしても、起きる時間を同じにすることが重要です。

育児・仕事の息抜きになる趣味を作る!

タイムマネジメントと相反するようですが、趣味を作るのは効果的です。趣味があると、夜どうしても時間を作りたいと思うようになり、仕事の時間を効率化する動きが見られるようになります。時間を作りたいと思えるインセンティブが重要です。

まとめ

・タイムマネジメントは時間短縮が目的ではなく、仕事の成果を最大化することが目的

・時間管理が苦手な方の特徴は、「時間にルーズ」「大雑把」「即断即決ができない」

・まずは自分の仕事を洗い出し、重要度と緊急度のマトリクスに分けてみることが大切。やらない仕事と注力する仕事を決める。

・人の集中力は朝が一番ある。その時間を活用する仕事の進め方が重要。

・時間管理のツールを最大限利用する。

以上になります。

タイムマネジメントは誰もが悩むことであり、常に改善できるものです。答えがない分常に時間管理を意識する動き方をしましょう。