お役立ち働き方特集

社内研修を運営する仕事がある?研修運営管理をする人が知っておくべき最低知識

研修の管理運営業務という仕事があることをご存知でしょうか。社内で実施する新人研修や管理職研修・ダイバーシティー研修・理念教育など、自社の研修を管理する仕事があります。企業によって実施回数は異なりますが、大企業などは年間100回以上行っていたりするケースもあります。外部から講師をよび実施するケースや、社内講師(社員)が実施する研修など内容は様々です。それを管理運営するのが研修管理者になります。では一体研修の管理・運営とは、どのようなものがあるのでしょうか。ご紹介していきます。

研修の運営管理とは

例えば、従業員3000名いる会社で2年に1回全社員に研修を受けさせる計画があるとします。1回あたりの研修の参加人数が25名だとした時、1年間で60回研修を実施するイメージです。新入社員とかだと2ヶ月間や半年研修をする会社様もありますので、小さい勉強会などを含めると年間100回くらい研修が稼働していることになります。

具体的な仕事内容

全員の出欠情報を管理し、「研修後のアンケートがどうだったのか?研修の効果測定の結果はどうだったのか?管理職登用前のアセスメントはどうなのか?」みたいなものを資料にまとめ、外部講師の日程調整、教室の準備、弁当手配、などを行なったりしています。やることは盛りだくさんです。人事の方が主にこの仕事をしているケースが多いですが、この業務+「採用」+「労務」+「評価」など他にも人事には仕事があります。兼務で全て担当していた場合、とても運営管理まで手が回る状況ではないです。さらに4月前後の時期は翌年度の新卒採用と新入社員の受け入れがピークになります。人事の方は休みなく働く場合もあるくらいです。そのような方の業務を減らすために、研修の運営管理を行う仕事があるのです。その仕事内容を以下紹介いたします。

社内研修のニーズが高くなる

まず近年研修実施を増やす企業が増えています。増え方でいうと2016年あたりの1社あたりの研修費が2019年は110%伸びる予測が出ています。研修ニーズ増加が予想できます。そのような状況の中で研修を管理する事務手続きが増えることは容易に想像できます。結果として今事務職員(派遣スタッフ)を求める企業が増えています。

※参考NIKKEI Smart Work

(1)研修管理とは何か?

ご紹介した通り大手企業は年間70〜100回以上研修を行なっています。研修の種類は様々で「営業研修」「マネージャー研修」「新入社員研修」「プログラミング研修」など一度は聞いたことあるような研修を各企業様で実施しています。研修管理は、その受講者情報の管理や出欠確認、当日の講師への挨拶、研修後の片付けなどを行う仕事になります。主な仕事を以下に時系列で並べます。

(2)時系列で仕事を知る

時系列で仕事内容を紹介します。全部で4つあります。細かい内容が載っているので検討されている方は参考にして頂けると幸いです。

①研修準備

  • 受講履歴の管理(欠席、回の変更があった受講者の記録を付ける)
  • 事前アンケートを受講者にメールで送付⇒回収と集計(未提出者へのリマインドメール送付)
  • 名簿(グループ分け)、出欠簿、名札の作成
  • オリエンテーションマニュアルの作成(過去のものを流用し、修正)
  • 研修準備物の用意(マーカーやホワイトボードなどの物品)
  • テキストの作成⇒先方確認⇒印刷
  • 研修後のアンケート用紙の作成、印刷
  • 講師への資料送付、申し送り
  • 会場の案内用の貼り紙作成
  • 会場設営(机、いす、資料配布など)
  • 講師用の飲料水、お茶の準備

②研修実施

  • 朝の講師対応(お茶出し、当日打合せ、お弁当手配、タクシー配車有無確認)
  • 会場の開錠、照明、マイクの電源確認
  • 受講者の受付(当日の欠席、遅刻、早退の有無の確認)
  • 開講オリエンテーションの実施
  • 出欠簿のコピー保管、原本の保管(原本は報告書提出時に一緒に出す)
  • 聴講(エクセルで聴講記録を取る)
  • 会場の管理(受講者、講師が過ごしやすい環境の提供)
  • 受講者の遅刻、早退時の欠席届の記入依頼
  • 受講後アンケートの配付、アンケートと受講者名札の回収
  • 講師、人材開発担当者と研修終了直後に振り返り実施(朝に講師の移動予定を確認しておく)
  • アンケート用紙のスキャン⇒読み取り後にアンケートは人材開発担当者にお渡しする
  • 研修会場の片付け(講師から名簿や事前アンケートまとめを回収する)

③研修終了後の事務処理

  • 研修終了報告書の作成
  • 聴講報告書の作成(エクセルに入力)
  • アンケートの集計(グラフ作成、自由記述欄のテキスト打ち及び要約)
  • 講師報告書の回収(たまに送り忘れる講師がいる)

④受講者のフォローアップ

  • 実施2か月後フォローアップメールの送付対象者のチェック(出欠簿、名簿原本を見る)
  • フォローアップアンケートの文章作成⇒先方チェック⇒送付
  • 3か月後フォローアップアンケートのメールの文書、及びアンケート(エクセル)の作成
  • 確認テストの作成(フォローアップアンケートと一緒に送る)
  • フォローアップアンケート、確認テストの未返却者へのリマインドメール送付
  • フォローアップアンケート、確認テストの集計
  • フォローアップレポートの作成

などが1研修につき発生する業務になります。色々やらないといけない仕事があるように思えますが、基本的にはルーティンの業務なので負荷がそこまで多くない業務です。様々な人材育成のスキルを学べるため、今後人事や育成担当になりたい方などにはおすすめです。

また、部下育成やコーチングなどの研修内容は、子育てにも非常に役立つ内容です。部下を育成するのと子どもを育てることは、全然違うように思えますが、活用できる要素はたくさんございます。私自身たくさん研修管理をしてきたので、とても学びがありました。自分の人生に大いに役に立ちました。人材育成に興味があり、将来的に人事になりたいと思っている方はこのような仕事を経験してみてもいいかもしれません。短時間でもできる仕事です。時短が必要な方なども募集されている仕事だったりするので、検討されている方がいれば応募してみてください。

まとめ

以上研修管理の仕事でした。ご紹介させて頂いたものは研修管理のほんの一部になります。本来行うべき仕事はまだまだあり、細かい社内外のコミュニケーションの調整などもあります。もし興味ある方は短時間ワークでお仕事紹介をしています。一度のぞいてみてください。

あなたにぴったりの
時短勤務・派遣のお仕事
紹介します